Выставка – эффективный способ заработать деньги
- 6 сентября 2005 года 05:00
- Категория: Новости
- Комментарии: 0
И каждая из них сталкивается с определенным набором проблем, касающимхся этого участия, на первый взгляд трудно разрешимых и пугающих.
Весь массив проблем, возникающих в связи с принятым решением об участии в выставке можно разделить на несколько категорий:
1. Проблемы, связанные с застройкой стенда
2. Проблемы, связанные с организацией траффика на стенде
3. Проблемы, связанные с приглашением бизнес-партнеров и организации мини-презентации представленных на выставке товаров и услуг
4. Проблемы, связанные с организацией пост-выставочного мероприятия с целью закрепить впечатление
5. Проблемы, связанные с обработкой и актуализацией контактов, собранных на выставке.
Говоря о концептуально правильном участии в выставке, важно разработать правильную стратегию проведения этого мероприятия, поставить конкретную задачу участия и обозначить цели, к которым нужно стремиться. Тогда и вышеобозначенные пункты перейдут из категории проблем в категорию пунктов достижения успеха. Для того, чтобы понять принципы организации выставки и выставочного пространства и в соотвествии с ними выстроить правильную концепцию своего участия, далее следует подробно рассмотреть все шаги в этом направлении: от заказа площади до работы с потенциальными клиентами после завершения мероприятия.
Итак, спецаилисты компании Выставка Эффективных Решений MOBYS, сделавшие организацию выставочной деятельности одним из главных пунктов своей работы, советуют придерживаться следующей стратегии успеха:
В первую очередь определиться с самой выставкой, где компания хочет участвовать. Основынми критериями здесь могут быть площадь самой выставки, место ее проведения, количество известных крупных компаний участников, количество конкурентов, общий траффик выставки за прошлый год. Также если нет большой уверенности, возможно связаться с кем-то из участников прошлогодней выставки и узнать их мнение на этот счет, насколько она была успешной лично для них и как они склонны ее оценивать.
Ведь если выставка проходит в неизвестном комплексе, где собраны маленькие второстепенные компании о которых никто не знает на рынке и трафик 1,5 человека в день – какой смысл участия в подобном, даже если у выставки громкое название и организаторами она позиционируется как главное бизнес-событие года?
Вторым аспектом выставочной стратегии, после того как компания – экспонент определилась с будущей выставкой, следует обозначить выбор площади и места в выставочном комплексе, а также бронирование дополнительных услуг, предоставляемых организаторами, такими как возможность поставить промоутеров, запустить рекламный ролик по местному радио или на плазме и т.д.
Размер площади должен определяться следующими параметрами: выставочным бюджетом и амбициями компании. Чем больше у стенда открытых сторон, тем лучше. К сожалению, стенды островного типа встречаются очень редко, самые популярные – это полуостровного типа и с 2мя открытыми сторонами. Располагать же его нужно там, где наиболее проходные зоны: ближе ко входам, выходам, конференц залам, кафе и т.д.
После завершения второго этапа, приходит время думать о самой застройке непосредственно и определятся, что же получится из стенда в итоге. Профессионалы выставочного бизнеса разделяют ее на две категории: стационарная застройка и мобильная.
Порой на базе стационарной застройки создают удивительные и уникальные по красоте и дизайну стенды, но все они обладают несколькими существенными минусами. Во-первых, они все заточены под одну и ту же площадь и высоту, а гарантий что на другой выставке, где вы будете участвовать будут точно такие же по высоте потолки и по размерам площадь, не существует. Во вторых, подобные стенды крайне затруднительны в транспортировке и хранении, если, например, ваша компания решила участвовать в региональных выставках. Также этот стенд не разбирается на части, и для презентации или конференции придется заказывать новое оборудование. Подводя итоги, можно отметить, что подобные стенды требуют существенных бюджетных затрат, потому что скорее всего на каждую выставку или любое другое мепроприятие придется приобретать новый конструктив и заново строится.
Второй же вид застройки, мобильный, куда более выигрышный вариант. Имея один и тот же набор конструктива, можно легко застраивать и большую и маленькую площади, возить на региональные выставки и хранить, потому что все конструкции мобильны и упаковываются в компактные сумки и бокс-трибуны. Также, если ваша компания примет решение об изменении дизайна стенда, достаточно изменить порядок расстановки оборудования и перепечатать фотопанели, а не заново с нуля отстраивать стенд. Кроме этого, вы всегда сможете извлечть из выставочного набора пару малых стендов и спокойно участвовать в конференциях, проводить перезнтации и промоакции. К тому же, имея уже готовый стенд, вы существенно укорачиваете срок подготовки к выставке и можете принять «горячее предложение», совершенно не беспокоясь о сроках. Таким образом, приобретая мобильный конструктив, вы экономите деньги и получаете полную независимость. Тем более, что мобильные стенды – это всегда максимальное рекламное пространство и огромное поле для дизайнерской деятельности, особенно если используется так называемый мобильный эксклюзив.
Следующий пункт успешной выставочной стратегии, после того, как была выбрана сама выставка, выкуплена площадь и реализована идея застройки, это обеспечение траффика на вашем стенде. Наверное, это самый главный пункт во всем плане действий, потому что иначе все усилия будут тщетными. Бессмысленно выкупать огромную площадь, застраивать его и находиться потом в одиночестве, без единого клиента. Также от трафика на стенде зависит напрямую окупаемость выставки, реализация новых заказов и лояльность к бренду в дальнейшем.
Итак, какими способами можно организовать трафик у себя на стенде? Во первых, существует несколько традиционных способов: запустить рекламный ролик с приглашением на стенд по внутреннему выставочному радио, если есть рекламные плазмы – то разместить видео ролик и там тоже, а по территории выставки отправить раздавать листовки нескольких промоутеров. Но так поступает абсолютное большинство, в том числе и ваши конкуренты. Выставки переполнены девочками и мальчиками в фирменных одеждах, раздающих листовки и буклеты на каждом углу, а радио не всегда хорошо слышно, и мало кто из посетителей подолгу задерживается около экранов. Что же делать в таком случае? Даже из самой безнадежной ситуации есть выход, в данном случае – это нестандартное мероприятие, организованное прямо на стенде, привлекающее к себе массу внимания, а стандартные инструменты привлечения траффика использовать не как основные, а как дополнительные.
Причем, этот эффектный экшн, происходящий на Вашем стенде, может быть совершенно любой тематики и креативности, от фокусника и акробатов до танцующих девушек в бикини. Но важно помнить, что при подготовке этого события, что его цель – вовлечь клиента – зрителя в процесс, тем самым увеличив его время пребывания на стенде, чтобы менеджер смог с ним более подробно поговорить после завершения. Кроме того, возможно организовать все действо так, чтобы был повод поообщаться с клиентом и после выставки, а еще лучше – чтобы клиент заинтересовался и позвонил сам. Но, при организации мероприятия на вашем стенде следует грамотно распланировать и организовать выставочное время, чтобы люди, привлеченные ярким событием, не просто стояли несколько минут и потом уходили, а так, чтобы, у менеджеров было время и возможность рассказать о компании и услугах всем, кто пришел на стенд.
Чтобы не быть голословной, приведу несколько примеров, как говорится «из личного опыта». Выставка Эффективных Решений MOBYS участвовала на выставке «Экспошоу 2005», где выкупила стенд 30 м2, застроив его эксклюзивными мобильными конструкциями.В рамках привлечения клиентов на стенд, специалисты из отдела Event, разработали специальное мероприятие, состоящее из нескольких этапов. Каждый пришедший на стенд вовлекался в своеобразную игру, каждая ступень которой имела свой определенный смысл. На стенде Выставки Эффективных Решений MOBYS было установлено 3 мобильных стенда POP-UP с разными картинками на тему гонок Формулы-1, на фоне которых все желающие могли сфотографироваться. Соответсвенно, первый из них символизировал участие в гонке, то есть посетители снимались на фоне гоночного болида, второй POP-UP посвятили финишу, а третий – награждению, где участник занимал первое место. Идея данной фотоссесии заключалась в том, что клиенту предоставлялся шанс пройти все стадии успеха с самого начала до самого конца. И форма фотографии была выбрана не случайно. Во первых, каждая из них – это живое напоминание о компании, о стенде и о выставке, причем не назойливое, от которого сразу хочется избавиться, а всецело положительное и которое клиент точно будет хранить. Во вторых, это отличный способ «прокрутить бренд» уже за пределами выставки. В третьих, эти фотографии – отличное сообщение для так называемого «сарафанного радио», когда посетитель, довольный от участия в этом мероприятии, расскажет, а главное – покажет эти фотографии своим знакомым. И, наконенец, в четвертых, это отличный повод ненавязчиво пообщаться с потенциальным клиентом уже после выставки, позвонив с предложением забрать получившиеся фотографии, и что более важно, абсолютное большинство клиентов как правило звонят сами с таким вопросом, что существенно облегчает существование менеджеру по продажам, потому что ему не нужно изобраетать повод для звонка.
Также существенным плюсом подобной стратегии проведения мероприятия является то, что у менеджеров, работающих на стенде, есть возможность захватить внимание расслабившегося клиента, участвующего в фотоссессии, и провести краткую презентацию компании и предлагаемых услуг или товаров.
Соответсвенно, в поддержку этого мероприятия были запущены промоутеры, раздающие листовки с приглашением прийти не на стенд, а на фотосессию, создавая информационный повод с целью вызвать дополнительный интерес к самому стенду.
Это один из примеров организации выставочного мероприятия с целью создания траффика на стенде. Выставка Эффективных Решений MOBYS в рамках выставки «Дизайн и Реклама 2005» разработала еще одно событие, совершенно иного характера, чем описанное выше.
На этот раз выла выбрана абсолютно другая стратегия, нацеленная на другой результат. Задачей стояло привлечение клиента на стенд, чтобы менеджер в дальнейшем мог спокойно провести переговоры и рассказать о новых услугах и предлагаемой продукции.
Соответсвенно, с этой целью, на стенде MOBYS каждые два часа происходило что-то очень яркое и необычное с элементами циркового шоу, способное собрать толпу, будь то это выступление фокусника или гимнастки. Естественно, в поддержку снова использовались промоутеры, одетые стиле этого шоу и раздающие листовки с приглашением.
Таким образом на стенде создавался мощный трафик, который менеджеры могли с легкостью охватить и проработать, вместо того чтобы скучать на пустом стенде.
Это всего лишь несколько примеров того, как можно завлечь клиента на стенд. То, что вы в итоге решите проводить в рамках своей выставки полностью зависит от вас, вашего креатива, преследуемых целей, поставленных задач и т.д. Но в любом случае, если Вы хотите получить в итоге качественное событие, то лучше обратиться к профессионалам, которые помогут разработать стратегию от и до.
Возвращаясь к вопросу выставочной стратегии в целом, стоит отметить, что возникает также серия проблем не только с организацией траффика на стенде, но и с приглашением бизнесс-партнеров, постоянных клиентов и т.д. на стенд с целью демонстрации им своих достижений, успехов и достигнутых высот. Конечно можно вполне просто вручить им пригласительный билет на выставку, сообщить номер стенда и на этом остановиться.
Но таким методом задача о демонстрации лояльности к клиентам и уважения к партнерам будет не решена. С какой целью вообще приглашать представителей этих компаний на стенд? В первую очередь чтобы продемонстрировать им свои новинки и новые достижения в режиме «здесь и сейчас», также показать свою мощь как надежного партнера, показывая свои возможности в реальном времени, а не по каталогам и буклетам.
Соответсвенно возникает вопрос: как же это сделать? Ответ прост - провести грамотную презентацию для партнеров и клиентов прямо на стенде, дополнительно туда всегда можно пригласить желающих из числа посетителей выставки. Таким образом вы покажете, что вы заботитесь о своих клиентах и стараетесь всегда держать их в курсе событий, происходящих в компании, что в свою очередь может принести свои положительные результаты – немалое количество повторных заказов.
Важно отметить, что в Европе в рамках участия в выставках есть очень хорошая бизнес традиция приглашать всех заинтересованных посетителей стенда от потенциальных клиентов до будущих партнеров на скромную, немного неформальную вечеринку, за час до закрытия к себе на стенд. Соответсвенно, организация такого мероприятия дает много плюсов, и в первую очередь это в приватной, неделовой обстановке обсудить пути будущего сотрудничества и собрать предварительные заказы. Также это дополнительный инструмент для формирования положительного имиджа компании в целом и закрепления общего положительного впечатления у заинтересованных в вас лиц. А в завершении успешного участия в выставке всегда можно организовать прием большего масштаба, куда можно пригласить все тех же бизнес партнеров, клиентов и т.д.
По завершению выставки у каждой компании появляется существенная проблема: как обработать и актуализировать все полученные контакты, чтобы с одной стороны не показаться навязчивыми и не превращаться в спамеров, а с другой стороны напомнить о себе и подтвердить предварительные заказы и заинтересованность в целом.
По правилам выставочного этикета следует обзвонить все собранные за время работы на стенде контакты через неделю после завершения выставки и пообщаться с теми, с кем состоялся разговор или кто проявил интерес во время ее работы. Таким образом Вы сможете подробно обговорить предварительные заказы и пригласить клиента на на встречу уже в офис. Также можно стимулировать увеличение заказов после выставки путем разработки специальных скидочно-бонусных предложений для всех посетителей выставки, ее участников и т.д.
Подводя итоги, следует отметить, что выставка – это не развлекательное действо, а серьезное маркетинговое мероприятие, основная цель которого – продавать. Соотвественно, на каждую выставку должны стоять четкие планы, а сами затраты должны окупаться. И, чем выше расходы на стенд и внутривыставочные мероприятия, там больше прибыли должен приносить 1 м2 выставочного пространства. Здесь важно понимать, что на время выставки ваш стенд превращается в магазин по продаже услуг и товаров, где действуют правила b2c.
После завершения выставки, у каждого участника возникает закономерный вопрос, как можно оценить эффективность выставки. Здесь важно понимать, что критерием эффективности каждого участия является количество прибыльных заказов и улучшение общего имиджа компании. Если для того, чтобы измерить колебания уровня доверия к вашему бренду нужно заказывать специальное маркетинговое исследование, то заказы с выставки вполне наглядны и ощутимы. Также возможно сделать предварительные планы по выставке, заложив туда доходность 1м2, количество контактов и % трафика на стенде от обще-выставочного.
Например, Вы решили участвовать в выставке Х, выкупив площадь на 20 м2. На закупку места Вы потратили 2000 долларов, на застройку мобильными стендами – 7000, а на организаюцию мероприятия – еще 3000 долларов. Итого на выставку у вас ушло 12000 долларов. Взяв за среднюю рентабельность 33%, вы получите сумму, достаточную для того чтобы выставка окупилась. В этом случае это 36400 долларов. Разделив 36400 на 20, Вы узнаете доходность 1 м2 за все время работы выставки. На данный момент получается 1820 долларов. Далее можно анализировать, сколько возможно получить прибыли и ставить эту цифру в план.
Анализируя траффик на стендеи его процент от обще-выставочного, вы можете оценить насколько успешно сработало ваше мероприятие, промоутеры и другая маркетинговая поддержка. Для составления плана достаточно взять трафик этой выставки за прошлый год, определить какой процент от него вы хотели бы видеть на вашем стенде и поставить его в план. Соответсвенно, после завершения выставки уже обладая реальной цифрой вашего трафика, вы можете сравнить его с трафиком всей выставки и посчитать какой процент получился в итоге. Соответсвенно, для сравнения и анализа выполнения плана можно сравнивать только проценты от общего трафика, ни в коем случае не цифры, потому что общий трафик может разниться.
Также составление подобного плана – это отличная мотивация для менеджеров, работающих на стенде в качестве четко поставленных целей, к которым они должны стремиться.
Юлия Пипченко
Выставка Эффективных Решений MOBYS
