Поиск по сайту

Реклама на сайте

Для партнеров

Контакты

Архив

Реклама на сайте


Event intelligence

Если вы организуете special events для большого количества гостей, значит вы уже не новичок в event-бизнесе. Но у многолюдных мероприятий есть своя специфика, важно не обмануть ожидания пришедших и не превратить праздник в набор очередей.

1.Персонал на входе
В первую очередь правильно оцените количество персонала, которое вам потребуется для встречи гостей. «От того, насколько одновременно будут прибывать гости, числа входов на площадку и сложности проверки гостей будет зависеть число персонала, который вам потребуется», - говорит David Stallbaumer, владелец компании Event Resources Inc, специализирующейся на организации и проведении мероприятий с большим количеством приглашенных. В зависимости от сложности проверки гостей (билеты, список приглашенных, проверка металлоискателем, досмотр вещей) обычно на входе требуется от двух до четырех работников. Поэтому общее число персонала на входе зачастую зависит от числа входов, а не от числа гостей. У вас должно быть достаточно персонала, который мог бы сказать гостям «Добро пожаловать», объяснить, что делать и относиться к многочисленным гостям с должным уважением и предупредительностью.

2. Входы и билеты
Для того чтобы гости быстро прошли проверку билетов или пригласительных на входе, не прибегая к разным изощренным трюкам, сделайте билеты яркими и хорошо узнаваемыми для персонала на входе – это ускорит процесс проверки. Если гостей очень много, сделайте различные входы для прессы, специальных гостей, VIP-гостей и т.д. и обязательно отдельный вход (лучше всего с другой стороны здания) для персонала.

3. Барьеры и ограждения
Для создания коридора лучше не использовать веревочные ограждения, т.к. это весьма призрачная преграда и при большом количестве гостей перед входом может собраться толпа. Обычно, для создания пути к входу используются металлические барьеры, это позволяет ограничить число гостей, подходящих к дверям и избежать сложных ситуаций.

Не забудьте в зоне входа обязательно сделать выход, он может понадобиться для людей, не оказавшихся в списке приглашенных. Даже два-три человека, остановившихся в зоне входа, могут блокировать его для всех остальных, в такой ситуации и понадобится выход.

После того, как гости войдут, персонал должен подсказать им куда идти и что делать дальше. Когда люди сразу после входа останавливаются, чтобы подумать, где им повесить пальто, помыть руки или даже просто осознать, что делать дальше, это может затормозить весь ход мероприятия, затянув вход всех гостей на длительное время. Поэтому во избежание заторов сразу после входа используйте хорошо видные указатели и подсказки персонала.

4. Передвижение гостей на площадке
Для того чтобы помочь гостям переместиться из одного района площадки в другой (например, из фойе для аперитива в зал, где будет проходить обед) используйте простые и ясные приемы – выключите музыку, сделайте информационное сообщение, осветите ярко район, в который нужно перейти, и путь к этому району. Можно раздать гостям детальные планы площадки и расписание мероприятия.

5. Начните мероприятие еще в зоне проверки
Как бы хорошо вы все не спланировали, если гостей много, может возникнуть ситуация, что люди будут вынуждены стоять в очереди. Поэтому людей, которым приходится ждать, тоже надо чем-то развлечь. Начните свое мероприятие еще в зоне проверки гостей – например, оформите и эту зону в стиле всего special event, предложите коктейли, закуски, начните развлекать людей еще перед входом. Покажите, что вы уважаете время своих гостей – информируйте их, почему произошла задержка и им приходится ждать.

При написании использованы материалы
Анна Григорьева

Обсуждение на Facebook

Обсуждение ВКонтакте